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Excel · Solución práctica

¿Qué registros te faltan entre dos tablas de Excel?

Sin BUSCARV, sin BUSCARX y sin macros

Aprende a identificar registros que aparecen en una base de datos, pero no en otra. Construiremos un reporte de conciliación bidireccional utilizando fórmulas modernas y matrices dinámicas de Excel 365.

Excel 365Matrices dinámicasConciliación de datos10:43 min

El problema

Dos bases de datos que deberían coincidir

Imagina que tienes un sistema administrativo que registra las facturas recibidas y otra base con las facturas obtenidas del SAT.

Necesitas identificar qué facturas están registradas en tu sistema pero no aparecen en el SAT y cuáles aparecen en el SAT pero faltan en tu sistema.

tblSistema

Facturas registradas en el sistema administrativo.

15 registros

UUIDProveedorImporte
CFDI-001Aceros del Golfo$15,200
CFDI-002Ferretería Central$8,450
CFDI-003Materiales del Norte$23,800
CFDI-004CEMEX$145,000
CFDI-005Pinturas del Golfo$6,780
CFDI-006Truper$12,900
CFDI-007Bosch$18,350
CFDI-008Aceros del Golfo$32,100
CFDI-009CEMEX$87,500
CFDI-010Ferretería Central$4,250
CFDI-011Truper$9,800
CFDI-012Materiales del Norte$41,200
CFDI-013Bosch$7,650
CFDI-014Pinturas del Golfo$5,340
CFDI-015CEMEX$62,400

Los registros resaltados no aparecen en la otra tabla.

tblSAT

Facturas obtenidas de la base del SAT.

15 registros

UUIDProveedorImporte
CFDI-001Aceros del Golfo$15,200
CFDI-002Ferretería Central$8,450
CFDI-003Materiales del Norte$23,800
CFDI-004CEMEX$145,000
CFDI-005Pinturas del Golfo$6,780
CFDI-006Truper$12,900
CFDI-007Bosch$18,350
CFDI-008Aceros del Golfo$32,100
CFDI-010Ferretería Central$4,250
CFDI-011Truper$9,800
CFDI-012Materiales del Norte$41,200
CFDI-013Bosch$7,650
CFDI-014Pinturas del Golfo$5,340
CFDI-016Aceros del Golfo$18,700
CFDI-017Ferretería Central$9,350

Los registros resaltados no aparecen en la otra tabla.

Utilizaremos el UUID para identificar cada factura. Aunque el ejemplo utiliza facturas, el procedimiento también puede aplicarse a inventarios, clientes, proveedores y otros conjuntos de datos.

Solución 1

Identificar facturas del sistema que faltan en SAT

Primero resolveremos el problema combinando FILTRAR, COINCIDIR y ESERROR, sin utilizar columnas auxiliares.

Primera fórmula: comparación directa

=FILTRAR(
    tblSistema,
    ESERROR(
        COINCIDIR(
            tblSistema[UUID],
            tblSAT[UUID],
            0
        )
    ),
    "Todas las facturas coinciden"
)

COINCIDIR

Busca cada UUID del sistema dentro de la columna UUID de tblSAT. El tercer argumento, 0, exige una coincidencia exacta.

ESERROR

Identifica las búsquedas que devolvieron un error porque el UUID no apareció en SAT.

FILTRAR

Devuelve las filas completas de tblSistema cuyos UUID no fueron encontrados.

Segunda fórmula: la misma solución utilizando LET

Podemos organizar el mismo cálculo mediante variables. Así evitamos repetir referencias y hacemos que la fórmula resulte más fácil de leer y mantener.

=LET(
    facturas,tblSistema[UUID],
    sat,tblSAT[UUID],
    faltantes,ESERROR(COINCIDIR(facturas,sat,0)),
    FILTRAR(tblSistema,faltantes,"Todas las facturas coinciden")
)

facturas

Almacena los UUID de tblSistema.

sat

Almacena los UUID de tblSAT.

faltantes

Guarda la matriz de VERDADERO y FALSO que identifica las facturas ausentes en SAT.

Ambas fórmulas generan el mismo resultado

Encontraremos CFDI-009 y CFDI-015, dos facturas de CEMEX registradas en nuestro sistema que no aparecen en tblSAT.

Solución 2

Conciliación bidireccional

La primera solución compara los registros del sistema contra SAT. Para conocer también qué facturas aparecen en SAT pero faltan en nuestro sistema, ampliaremos la fórmula.

Utilizaremos LET para organizar los cálculos, FILTRAR para recuperar los registros faltantes, APILARH para incorporar una columna descriptiva y APILARV para unir ambos resultados.

Fórmula de conciliación

=LET(
    sistema,tblSistema,
    sat,tblSAT,

    uuidSistema,tblSistema[UUID],
    uuidSAT,tblSAT[UUID],

    faltaSAT,ESERROR(COINCIDIR(uuidSistema,uuidSAT,0)),
    faltaSistema,ESERROR(COINCIDIR(uuidSAT,uuidSistema,0)),

    datosSistema,FILTRAR(sistema,faltaSAT,APILARH("","","")),
    datosSAT,FILTRAR(sat,faltaSistema,APILARH("","","")),

    resultadoSistema,APILARH(
        datosSistema,
        SI(ELEGIRCOLS(datosSistema,1)<>"","Falta factura en SAT","")
    ),

    resultadoSAT,APILARH(
        datosSAT,
        SI(ELEGIRCOLS(datosSAT,1)<>"","Falta factura en sistema","")
    ),

    resultado,APILARV(resultadoSistema,resultadoSAT),

    FILTRAR(resultado,ELEGIRCOLS(resultado,1)<>"","Sin diferencias")
)

Cómo se construye

1. Definir las fuentes

LET almacena las tablas originales y las columnas UUID que utilizaremos como identificadores.

2. Encontrar las diferencias

COINCIDIR y ESERROR identifican los UUID faltantes en cada dirección.

3. Recuperar los registros

FILTRAR obtiene las filas completas que no tienen correspondencia en la otra tabla.

4. Agregar una descripción

ELEGIRCOLS recupera el UUID y permite que SI identifique las filas válidas. APILARH añade una columna con el origen de cada diferencia.

5. Unir ambos resultados

APILARV coloca los dos conjuntos de registros uno debajo del otro.

6. Limpiar el reporte

Un último FILTRAR elimina las filas auxiliares vacías. Si no hay diferencias, devuelve el mensaje correspondiente.

¿Por qué utilizamos APILARH con valores vacíos?

Cuando una búsqueda no encuentra diferencias, FILTRAR utiliza una fila auxiliar de tres columnas vacías. Esto permite mantener la estructura esperada para los pasos posteriores. Al final, eliminamos esas filas auxiliares para que no aparezcan en el reporte.

Resultado esperado

Un único reporte con todas las diferencias

Con los datos del ejercicio, nuestra conciliación bidireccional identifica cuatro registros.

UUIDProveedorImporteDiferencia
CFDI-009CEMEX$87,500Falta en SAT
CFDI-015CEMEX$62,400Falta en SAT
CFDI-016Aceros del Golfo$18,700Falta en sistema
CFDI-017Ferretería Central$9,350Falta en sistema

Importante: esta conciliación detecta diferencias por existencia del UUID. No compara posibles discrepancias de importes entre dos registros que comparten el mismo identificador.

Aprende más

Funciones utilizadas en este tutorial

Las fichas disponibles incluyen explicaciones, sintaxis y ejemplos adicionales.

Material del tutorial

Practica con el archivo original

Tutorial completo

Sigue la explicación de las dos soluciones y observa cómo construir el reporte de conciliación.

Ver video · 10:43

Archivo de práctica

Descarga las bases del sistema y del SAT para reproducir las fórmulas paso a paso.

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